Описание бизнес процессов: как понятная карта работы экономит время и нервы

В любой компании есть хаос. Это нормально. Кто-то кому-то что-то передал, тот забыл, этот сделал не так. Документы теряются, сроки срываются, а в конце месяца все ищут виноватого. И чаще всего проблема не в людях, а в том, что никто толком не понимает, как вся эта махина должна работать.

Попытки описать это словами в должностных инструкциях обычно проваливаются. Получается многотомник, который никто не читает. А вот когда всю эту рутину берешь и просто рисуешь на схеме — квадратики, стрелочки — происходит маленькое чудо. Абстрактная работа превращается в наглядную карту.

Зачем вообще нужна эта карта процессов

Основная польза не в красивой картинке для отчета. А в том, чтобы вся команда наконец увидела одно и то же. Сразу вылезают глупые и бессмысленные действия, которые съедают время и деньги. Вот тут менеджер ждет три дня согласования счета, который можно одобрить за пять минут. А здесь дизайнер делает макет, который потом все равно переделывает, потому что не получил всю информацию вначале.

Когда перед глазами есть честная карта описания бизнес процесса — это помогает перестать спорить и начать договариваться. Вот несколько вещей, которые она вскрывает почти сразу:

• где работа стоит и ждет одного конкретного человека;
• какие шаги можно выкинуть без всякого вреда;
• кто и за что на самом деле отвечает.

Эта схема — не про контроль, а про здравый смысл.

Как и чем это все рисовать

Не нужно пугаться сложных программ и аббревиатур. Для начала хватит доски с маркерами или даже простого листа бумаги. Главное — собрать вместе людей, которые реально выполняют эту работу, и попросить их рассказать, что и в каком порядке они делают. Поверьте, вы узнаете много нового о своей компании.

Если хочется сделать все в цифре, то есть куча инструментов. Какие-то простые, какие-то навороченные. Не всегда дорогие средства моделирования бизнес процессов оказываются лучше, часто их сложность только мешает. Для 90% задач достаточно программ, где можно рисовать блок-схемы:

• обычные flowchart, чтобы показать последовательность;
• диаграммы с дорожками (swimlane), чтобы было видно, какой отдел за что отвечает.

Этого хватает, чтобы навести порядок в большинстве случаев.

Что меняется по-настоящему

Когда хаос нарисован и понятен, с ним можно что-то делать. Но есть и другой эффект, не такой очевидный. Новичкам становится в разы проще въехать в работу. Вместо того чтобы месяц дергать коллег, он смотрит на схему и понимает, куда бежать со своим вопросом.

А еще отделы перестают быть враждующими лагерями. Продажники видят, почему производству нужно время, а бухгалтерия понимает, почему им приносят документы в последний момент. Это не решает всех проблем, конечно. Но глупых конфликтов на ровном месте становится заметно меньше.