Как работать с электронной документацией в компании

Электронный оборот документов сегодня – веление времени. Он существенно оптимизирует работу с документами различного содержания, начиная с самой ранней стадии составления, до полного утверждения какого-нибудь проекта, договора или направления деятельности. Специфика его применения требует определённой подготовки, но, с другой стороны, большой сложности не представляет, если сразу в ней подробно разобраться.

Почему электронный документооборот внедрять нужно

Получать электронные документы по электронной почте с помощью специального сервиса https://quidox.by/гораздо удобнее, чем ждать курьера с бумажными носителями информации или почтового отправления. Но могут закрасться и сомнения насчёт того, насколько подобное нововведение необходимо. Если проанализировать бумажный документооборот в компании, можно выявить ряд лежащих на поверхности недостатков:

• наверняка бывают случаи утери документации;
• часто происходит их дублирование, которое не всегда необходимо;
• согласование документов бумажного типа даже с незначительными добавлениями и исправлениями занимает большое количество времени;
• затраты на распечатку документов или их сканирование тоже к плюсам не относятся.

Электронный документооборот, наоборот, имеет ряд плюсов, которые заметны сразу:

• удобный и быстрый механизм поиска;
• зримый контроль за документами на всех этапах их составления;
• оперативное согласование и редактирование.

В общем, если система электронной документации в компании организована правильно, это значительно сокращает время работы с ней и производственные затраты.

Особенности работы с электронными документами

Прежде всего, нужно совершить три предварительных действия:

• согласовать с контрагентами возможность обмена электронной документацией;
• приобрести сертификат электронной подписи;
• для удобства работы с электронной документацией зарегистрироваться в сервисе обмена документами с ЭЦП.

Последнее обстоятельство имеет важное значение. Документ, отправленный по обычной электронной почте, имеет низкую степень защищённости. Электронная подпись подтвердит, что документ заверен конкретным лицом и исключит внесение в него несанкционированных дополнений и изменений. Но подпись не защитит его от прочтения посторонним лицом, взлом обычной электронной почты – явление нередкое.

Поэтому лучше доверить пересылку электронных документов официально зарегистрированному оператору документооборота, который гарантирует конфиденциальность пересылаемой документации.

Кроме того, налоговые организации принимают декларации с электронной подписью только через таких операторов, как и только через них должен происходить обмен счетами-фактурами, - это требование уже Минфина.Договор с оператором документооборота заключать не нужно, достаточно пройти регистрацию.